FAQ

Dürfen Jahresgespräche über Videokonferenz geführt werden?

Wir empfehlen, die Jahresgespräche nach Möglichkeit in Präsenz (unter Beachtung aller Hygienemaßnahmen) zu führen. Davon kann jedoch abgewichen werden, wenn a) Führungskraft und Mitarbeiter*in damit einverstanden sind und b) beide eine absolut vertrauliche und ungestörte Gesprächsführung sicherstellen (geschlossener Raum, keine weitere Person im Raum anwesend, Mithören ausgeschlossen, Nutzung von Kopfhörern, vornehmlich Nutzung von Big Blue Button).

Warum werden Jahresgespräche geführt?

Das Jahresgespräch bietet die Chance zum strukturierten und offenen Austausch über die Arbeitssituation, Arbeitszufriedenheit/-motivation, Aufgaben, Leistungen und Entwicklungspotentiale. Außerhalb des Tagesgeschäfts können so grundsätzliche Aspekte der Arbeit und Zusammenarbeit angesprochen werden. Es bietet somit eine Vielzahl von Chancen: es kann einen gegenseitigen Perspektivenabgleich zwischen den individuellen Entwicklungszielen der*des Mitarbeiter*innen und der Einschätzung der Führungskraft unter Berücksichtigung der strategischen Entwicklungen und Zielsetzungen der Universität und der Einrichtung ermöglichen es fördert eine konstruktive und zielorientierte Zusammenarbeit es stärkt die Beteiligung der Beschäftigten an den Arbeitsprozessen durch Mitsprache und Mitgestaltungsmöglichkeiten es erlaubt eine genauere Betrachtung der individuellen Erfahrungen, Kenntnisse, Fähigkeiten, Interessen und Potentiale der*des Mitarbeiter*in es fördert die Feedbackkultur und dadurch das gegenseitige Lernen durch Rückmeldung (Lob und konstruktive Kritik) es trägt zum Erhalt der Arbeitsfähigkeit und Förderung der beruflichen Weiterentwicklung der*des Mitarbeiter*in durch entsprechende Qualifizierungs- und Fördermaßnahmen es unterstützt bei der Abstimmung von allen Themen rund um "Balance zwischen dienstlichen Aufgaben und Privatleben", wenn diese Themen auf freiwilliger Basis von Mitarbeiter/innen eingebracht werden.

Was ist ein Jahresgespräch?

Das Jahresgespräch ist ein jährlich verpflichtend stattfindendes, vertrauliches und strukturiertes Vier-Augen-Gespräch zwischen der unmittelbaren Führungskraft und der*dem Mitarbeiter*in. Führungskraft und Mitarbeiter*in reflektieren die Zusammenarbeit und entwickeln Strategien zur Verbesserung. Im Fokus stehen auch persönliche und berufliche Weiterentwicklungsmöglichkeiten der*des Mitarbeiter*in. Das Jahresgespräch ist von anderen institutionalisierten, anlassbezogenen Gesprächsformen abzugrenzen. Es ersetzt nicht das Beurteilungsgespräch und ist zeitlich getrennt von solchen Gesprächen durchzuführen. Im wissenschaftlichen Bereich können die Betreuungsgespräche den Zweck eines Jahresgesprächs erfüllen, wenn in der Dienstvereinbarung festgelegte Themenblöcke (s. §3 (4) der Dienstvereinabrung) besprochen werden. Zudem gibt es weitere Anlässe, in deren Rahmen zusätzliche Gespräche sinnvoll sein können: im Rahmen der Probezeit der*des Mitarbeiter*in („Begrüßungsgespräch") in den ersten drei Monaten nach Einstellung Wechsel der Führungskraft Qualifizierungsgespräch auf Wunsch der*des Beschäftigten (s. Dienstvereinbarung Qualifizierung) bei Vorliegen eines Konflikts

Sind Jahresgespräche Pflicht?

Führungskräfte sind verpflichtet, das Jahresgespräch mit ihren Mitarbeiter*innen zu führen. Bietet die unmittelbar vorgesetzte Führungskraft kein Mitarbeitergespräch an, kann die*der Mitarbeiter*in sich an die*den nächst höhere Vorgesetzte*n wenden. Sollte auch diese*dieser nicht erreichen, dass die unmittelbar vorgesetzte Führungskraft ein Angebot zum Jahresgespräch macht, so bindet sie*er - ggf. unter weiterer Einhaltung des Dienstweges - die Abteilung Personaladministration und Personalentwicklung ein. Die Mitarbeiter*innen haben daher Anspruch auf ein Jahresgespräch und sind verpflichtet, der Einladung der Führungskraft zu einem Jahresgespräch nachzukommen. Das Jahresgespräch ist mindestens einmal im Kalenderjahr, jeweils im ersten Quartal, von der unmittelbar vorgesetzten Führungskraft zu führen.

Wie kann ich mich als Führungskraft auf die Durchführung des Jahresgesprächs vorbereiten?

Das Jahresgespräch erfordert eine gründliche Vorbereitung, um einen erfolgreichen Gesprächsverlauf für beide Gesprächsparteien zu gewährleisten. Die Gesprächsvorbereitung erfolgt während der Arbeitszeit. Zur strukturierten und gründlichen Gesprächsvorbereitung kann der Vorbereitungsbogen als Hilfe dienen. Zudem sollten Sie Ihre*Ihren Mitarbeiter*in mindestens zwei Wochen vor dem geplanten Termin zum Gespräch einladen und mindestens eine Stunde Zeit für das Gespräch einplanen. Für einen ungestörten Gesprächsablauf sollte ein gut gestalteter Gesprächsort ausgewählt und vorbereitet, sowie alle möglichen Störquellen ausgeschlossen werden. Um keine Aspekte einer vollständigen und strukturierten Vorbereitung auszulassen, nutzen Sie gerne die dafür erstellte Checkliste, welche Sie in den Arbeitshilfen finden.

Wie kann ich mich als Mitarbeiter*in auf das Jahresgespräch vorbereiten?

Je gründlicher sich die Gesprächspartner*innen auf das Jahresgespräch vorbereiten, desto erfolgreicher wird es verlaufen. Ihre Gesprächsvorbereitung sollte während der Arbeitszeit und unabhängig von Ihrer Führungskraft erfolgen. Zur strukturierten Gesprächsvorbereitung können Sie die Arbeitshilfen auf der Homepage nutzen. Sie sollten mindestens zwei Wochen vor dem geplanten Gesprächstermin eine Einladung durch Ihre direkte Führungskraft erhalten. Ist dies nicht der Fall, haben Sie das Recht, um einen Termin für das Jahresgespräch zu bitten. Für das Gespräch sollten Sie ausreichend Zeit, mindestens eine Stunde, einplanen, damit es in Ruhe und ohne zeitlichen Druck geführt werden kann. Vermeiden Sie in dieser Zeit auch mögliche Störungen, beispielsweise sollten Sie Ihr Telefon abschalten.

Ist der Beurteilungsgespräch Teil des jährlichen Mitarbeiter*innengesprächs? Ersetzt das Jahresgespräch das Beurteilungsgespräch?

Das Beurteilungsgespräch ist nicht Teil des Jahresgesprächs. Beschäftigte haben bei einem Wechsel der Führungskraft das Recht, einen Antrag auf Durchführung eines Beurteilungsgespräches zu stellen und eine Beurteilung aus besonderem Anlass zu erhalten. Näheres regeln dazu die Beurteilungsrichtlinien der Universität. Im Fall eines solchen Antrags wird empfohlen, nur ein Beurteilungsgespräch zu führen und dabei die Arbeitshilfen zum Jahresgespräch unterstützend zu verwenden. Ein gesondertes Jahresgespräch ist in diesem Fall nicht erforderlich. Maßnahmenvereinbarungen sollten dabei wie hier vorgeschlagen vorbereitet und dokumentiert werden.

Ersetzt das Jahresgespräch das Qualifizierungsgespräch?

Das Qualifizierungsgespräch kann die Funktion eines Jahresgesprächs erfüllen, wenn die für dieses festgelegte Themenfelder ebenfalls behandelt werden. Das Qualifizierungsgespräch gemäß § 5 TV-L ist verpflichtender Bestandteil des Jahresgesprächs. Dennoch können bei Bedarf weitere Termine für mögliche Qualifizierungsgespräche vereinbart werden.

Wer führt das Jahresgespräch?

Mit jeder*jedem Mitarbeiter*in wird in der Regel genau ein Jahresgespräch geführt. Die unmittelbar vorgesetzte Führungskraft führt grundsätzlich das Jahresgespräch mit den unmittelbar unterstellten Mitarbeiter*innen. Die Beteiligten sollten möglichst eng im Arbeitsalltag zusammenarbeiten. Da die Führungskräfte meistens eng im Arbeitsalltag mit den Beschäftigten zusammenarbeiten, sind sie bei der Durchführung der Jahresgespräche den administrativen Vorgesetzten vorzuziehen. Ausnahmsweise können mehrere Jahresgespräche mit einem*einer Beschäftigten geführt werden: Ist die*der Mitarbeiter*in in unterschiedlichen Organisationseinheiten tätig, sind Gespräche mit den jeweiligen Führungskräften erforderlich. Für Mitarbeiteri*nnen, die innerhalb einer Organisationseinheit mehreren Führungskräften unterstellt sind, ist eine Festlegung auf eine Führungskraft hinsichtlich der Führung des Jahresgesprächs zu treffen. Festlegung der Zuständigkeit erfolgt durch die Leitungen der jeweiligen Fakultäten, Zentralen/Gemeinsamen Einrichtungen oder Abteilungen/Stabsstellen. Ansonsten sind zwei Gespräche zu führen, wenn dies zielführend ist.

Was können Themen des jährlichen Jahresgesprächs sein?

Im Jahresgespräch sind folgende Themen von Relevanz: Arbeitsinhalte, Arbeitsorganisation und Arbeitszeit; Führung und Zusammenarbeit; Personalentwicklung sowie zusätzlich Vereinbarungen und Ziele, wenn das Gespräch mit wissenschaftlichem Nachwuchs geführt wird. Unter den Aspekt der Personalentwicklung fallen Fach- und Methodenkompetenzen, soziale und personale Kompetenz, Entwicklungsperspektiven und Karrierewünsche der*des Mitarbeiter*in sowie mögliche Maßnahmen zur Personalentwicklung. Diese Themenblöcke sind im Rahmen des strukturierten Gesprächs festgelegt und sollten deshalb besprochen werden, jedoch können inhaltliche Schwerpunkte je nach Bedarf stärker oder weniger stark thematisiert werden. Persönliche oder familiäre Rahmenbedingungen der*des Mitarbeiter*in können Teil des Jahresgesprächs werden, wenn sie*er diese von sich aus anspricht.

Wann findet das Jahresgespräch statt?

Das Jahresgespräch findet turnusmäßig verpflichtend im ersten Quartal eines jeden Jahres statt. Außerhalb des ersten Quartals kann das Gespräch jedoch stattfinden, wenn es mit neuen Mitarbeiter*innen in Form eines Begrüßungsgespräches innerhalb der ersten drei Monate nach Einstellung stattfindet. Unabhängig davon können aber auch anlassbezogene, weitere Mitarbeiter*innengespräche geführt werden.

Wie wird der Termin vereinbart?

Die Führungskraft lädt die*den Mitarbeiter*in mindestens zwei Wochen vor dem von ihr festgelegten Termin im ersten Quartal des Jahres zum Jahresgespräch ein. Sollte die*der Mitarbeiter*in keine Einladung durch die Führungskraft im ersten Quartal erhalten, hat diese*dieser das Recht, um einen Termin zu bitten. Die Terminabsprache sollte dabei grundsätzlich so erfolgen, dass sowohl Führungskraft als auch Mitarbeiter*in ausreichend Zeit für die Vorbereitung während der Arbeitszeit haben. Auch sollte zum angesetzten Termin selbst für beide Teilnehmer*innen ausreichend Zeit für das Gespräch, in der Regel mindestens eine Stunde, zur Verfügung stehen.

Wie lange dauert das Gespräch?

Um das Gespräch in Ruhe und ohne Zeitdruck führen zu können, sollte mindestens eine Stunde Gesprächsdauer eingeplant werden. Bei problematischen Gesprächen sollte bereits im Voraus eine längere Dauer eingeplant werden.

Für wen ist das Jahresgespräch gedacht?

Das Jahresgespräch ist durch die unmittelbar vorgesetzte Führungskraft verpflichtend mit folgenden Beschäftigungsgruppen der Universität zu führen: Verwaltungsfachangestellte, technische Mitarbeiter*innen, wissenschaftliche Mitarbeiter*innen, Lehrkräfte für besondere Aufgaben sowie Lektor*innen sowie wissenschaftliche Hilfskräfte (sofern sie zum wissenschaftlichen Nachwuchs gehören). Nicht angedacht ist das Jahresgespräch für studentische Hilfskräfte.

Wie wird das Jahresgespräch dokumentiert?

Die Führungskraft fertigt zeitnah nach dem Gespräch oder innerhalb des Gesprächs ein Protokoll an, das von beiden Beteiligten unterzeichnet wird. Sowohl die*der Mitarbeiter*in als auch die Führungskraft erhält eine Anfertigung des unterzeichneten Protokolls. Zusätzlich wird die Durchführung des Jahresgesprächs auf einem Dokumentationsbogen (Anlage 3 im Leitfaden Jahresgespräche) von Mitarbeiter*in und Führungskraft schriftlich bestätigt und an die Abteilung Personaladministration und Personalentwicklung weitergeleitet.

Wie werden die Ergebnisprotokolle aufbewahrt?

Je eine Ausführung des Protokolls verbleibt bei der*dem Mitarbeiter*in, eine bei der Führungskraft. Die Protokolle sollten unzugänglich für Unbefugte aufbewahrt werden und sind nicht Teil der Personalakte. Lediglich der Dokumentationsbogen, der das Stattfinden des Gesprächs dokumentiert, wird durch die Abteilung Personaladministration und Personalentwicklung in die Personalakte der*des Mitarbeiter*in aufgenommen.

Wie lange wird das Ergebnisprotokoll aufbewahrt?

Das Ergebnisprotokoll sollte mindestens bis zum nächsten Jahresgespräch aufbewahrt werden, um sich zu diesem Zeitpunkt auf die für die letzte Arbeitsperiode getroffenen Absprachen und Ziele sowie deren Umsetzung zurückbeziehen zu können. Um langfristige Entwicklungen und Zielvereinbarungen, die möglicherweise in mehreren Schritten verlaufen, nachvollziehen zu können, kann es sinnvoll sein, die Protokolle über das eine Jahr hinaus aufzubewahren. Das Protokoll ist nicht Teil der Personalakte. Es wird in der Regel nach 3 Jahren vernichtet.

Was tun im Konfliktfall?

Konkrete Hinweise zum Verhalten im Konfliktfall finden Sie in den Arbeitshilfen zum Jahresgespräch, auch besteht aktuelle Liste möglicher Ansprechpartner*innen an der Universität in Bezug auf problematische Themen unter folgendem Link Ansprechpartner*innen. Die Mitarbeiter*innen der Personalentwicklung helfen Ihnen bei Fragen gern weiter, beraten und können bei Bedarf auch Kontakt zu neutralen externen Moderator*innen vermitteln. Nähere Informationen dazu finden Sie auf der Homepage der Personalentwicklung.

Darf noch eine dritte „neutrale" Person zum Gespräch hinzugezogen werden?

Sollten beide Gesprächsparteien mit dem Einbezug einer weiteren, dritten Person einverstanden sein, stellt dies kein Problem dar und kann unter gewissen Umständen, etwa im Konfliktfall, sogar hilfreich für die Verständigung oder Vermittlung sein. Eine „neutrale" dritte Person kann ein nächst höhere*r Vorgesetzte*r oder ein*e externe Moderator*in sein, welche*r über Mitarbeiter*innen der Personalentwicklung vermittelt werden kann. Informationen dazu finden Sie auf der Homepage der Personalentwicklung .