Exam Administration FlexNow

Datenschutzerklärung Prüfungsverwaltung

Diese Erklärung gilt für die Prüfungsverwaltung aller Studiengänge der Universität Göttingen, mit Ausnahme der Staatsexamensstudiengänge Human- und Zahnmedizin.
Für die ordnungsgemäße Abwicklung Ihrer Prüfungsleistungen und damit verbundener Dienste werden von den am Prüfungsgeschehen beteiligten Personen (siehe Abschnitt 2) Daten verwaltet.

Hierzu gehören insbesondere

  • persönliche Daten: Namen, Geburtsdatum und -ort, Herkunft, Nationalität, Geschlecht
  • Kontaktdaten: studentische E-Mail-Adresse, Anschriften, Telefonnummern; zum Studienabschluss bei Einwilligung private E-Mail-Adresse
  • Prüfungsergebnis, Prüfungsdatum, Prüferin bzw. Prüfer aller angemeldeten und absolvierten Prüfungen
  • Liste der prüfungsberechtigten Personen
  • Protokollierung von An- und Abmeldevorgängen
  • für Abschlussarbeiten zusätzlich Titel, Abgabe- und Korrekturfristen
  • Daten über Versäumnisgründe, Ordnungsverstöße, Nachteilsausgleich inkl. ärztlicher Befunde
  • weitere Daten soweit von Ihnen an die am Prüfungswesen beteiligten Personen weitergegeben: insbesondere Kopien von Lichtbildausweisen bei der Abholung von Zeugnisdokumenten; Heirats-, Sterbe-, Scheidungs-, Geburtsurkunden und vergleichbare Dokumente bei Anträgen und Widerspruchsverfahren; Fördernummer bei BAföG-Empfängerinnen und -Empfängern.


Die erhobenen Daten werden entsprechend Abschnitt 2 für die folgenden Verwaltungszwecke verwendet:

  • Prüfungsverwaltung inkl. prüfungsrechtlicher Verfahren
  • Kontaktaufnahme
  • Studienberatung
  • Qualitätsmanagement
  • Bereitstellung personalisierter Dienste
  • BAfÖG
  • Hochschulstatistik


Weitere Verarbeitungszwecke sind die

  • Sicherstellung des Betriebs und der Integrität der Daten
  • Gewährleistung der Netz- und Informationssicherheit, soweit als unbedingt notwendig und verhältnismäßig erachtet
  • Abwehr von Störungen oder widerrechtlichen oder mutwilligen Eingriffen, die die Verfügbarkeit, Authentizität, Vollständigkeit und Vertraulichkeit der gespeicherten Daten beeinträchtigen.


Hierfür werden Datensicherungen vorgenommen sowie die Zugriffe auf das System, insbesondere An- und Abmeldungen sowie An- und Abmeldeversuche, protokolliert.
Ihre Daten werden im Prüfungsverwaltungssystem FlexNow, der elektronischen Studierendenakte ESA, der Informationsplattform für Studierende (IPS2), dem Formularsystem Lucom, dem Ticketsystem OTRS sowie in Papierakten gespeichert, im Einzelfall auch in weiteren Systemen. Diese universitären Systeme sind durch Schnittstellen zum Datenaustausch untereinander verknüpft. Die Zugriffe auf diese Systeme und Daten sind durch ein Rollen- und Rechtekonzept geregelt.
Besonders sensible Daten der Schutzstufe D gemäß Schutzstufenkonzept der Landesbeauftragten für den Datenschutz Niedersachsen (d.h. insbesondere Gesundheitsdaten) werden ausschließlich vom Prüfungsamt und der zuständigen Prüfungskommission verarbeitet.
Im Zuge des Bewerbungs- und Immatrikulationsverfahrens haben wir Personendaten, Kontaktdaten, Zugangsdaten, Studiengangsdaten und Studierendenstatus von Ihnen erhoben und in das Prüfungsverwaltungssystem FlexNow übernommen.
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Prüfungsämter haben Zugriff auf alle in Abschnitt 1 genannten Daten.
Prüferinnen und Prüfer sowie ggf. von ihnen beauftragte Personen (insbesondere Sekretariate, Klausuraufsichten) sehen jeweils nur die Daten der Prüfungen, die von ihnen verantwortet werden.
Bei Nachteilsausgleichen wird Prüferinnen und Prüfer nur die entsprechende Festlegung der Prüfungskommission mitgeteilt. Zugriff auf zugehörige Nachweise etc. besteht nur für die Mitglieder der Prüfungskommission, für die zuständige Person im Prüfungsamt sowie ggf. deren Vertretungen.
Studiengangsbeauftragte, Studienberaterinnen und Studienberater haben Zugriff auf Prüfungsdaten aller Studierenden der von ihnen betreuten Studiengänge, sofern die betreffende Person nicht im „Prüfungsverwaltungssystem FlexNow → Menüpunkt Einstellungen“ widersprochen hat.
Der Studierendenzugang zum Prüfungsverwaltungssystem Flexnow bietet Ihnen die Möglichkeit, sich zu Prüfungen an- und abzumelden, Einsicht in Ihre Prüfungsergebnisse zu nehmen und Leistungsnachweise zu erstellen.
FlexNow bietet Ihnen darüber hinaus optional die Möglichkeit, Leistungsnachweise mit Verifikationscode auszudrucken. Diese werden zeitlich begrenzt und durch Sie steuerbar gespeichert. Dritte können bei Kenntnis des Verifikationscodes diese Dokumente aufrufen, um die Echtheit des Nachweises zu überprüfen.
Zeugnisdokumente werden in elektronischer Form archiviert, diese elektronische Form enthält einen Verifikationscode und ein Passwort. Dritte können bei Kenntnis von Verifikationscode und Passwort diese Dokumente aufrufen, um die Echtheit der Zeugnisse zu überprüfen.
Innerhalb der Universität:

Alle mit der Erfüllung der in Abschnitt 1 genannten Zwecke betrauten Organisationseinheiten der Universität Göttingen entsprechend der Zugriffsrollen und -rechte in Abschnitt 2.

Dritte:

  • Für Rechtswissenschaften, Humanmedizin, Zahnmedizin und Theologie die jeweils zuständigen Landesprüfungsämter bzw. kirchlichen Prüfungsämter
  • Statistisches Landesamt (in pseudonymisierter Form)
  • Empfänger von Zeugnissen und Leistungsnachweisen, soweit Verifikationscode und Passwort bekannt ist (siehe Abschnitt 3),
  • Studienstiftung des Deutschen Volkes; weitere Stipendiengeber nur, sofern Sie nicht im „Prüfungsverwaltungssystem FlexNow → Menüpunkt Einstellungen“ widersprochen haben.


Für Ihre Anliegen können Sie sich über die unter https://www.uni-goettingen.de/de/kontakt/46885.html angegebenen Kontaktdaten persönlich, telefonisch, per E-Mail oder schriftlich an das jeweilige Prüfungsamt wenden.
Bitte beachten Sie bei der Kontaktaufnahme (insbesondere per E-Mail), dass z. B. im Rahmen von Urlaubs- oder Krankheitsvertretung auch eine andere Person mit der Bearbeitung Ihrer E-Mail betraut sein kann, als diejenige, an die Sie Ihr Anliegen adressiert haben. Bei Bedarf werden Vorgänge außerdem im erforderlichen Umfang an andere zuständige Personen innerhalb der Universität weitergegeben, insbesondere per E-Mail, über das Ticketsystem sowie über das Formularsystem.
Zum Zwecke der Studienberatung, der Weiterentwicklung von Studiengängen, für Auslastungsfragen und zum Qualitätsmanagement werden Prüfungsdaten statistisch ausgewertet. Hierbei können auch weitere Daten, insbesondere aus Befragungen von Absolventinnen und Absolventen, einbezogen werden.
Aggregierte Auswertungen werden nur dann getroffen, wenn die untersuchte Gruppe aus mindestens 10 Personen besteht, oder wenn die zugriffsberechtigte Personengruppe auch auf die Daten in nicht aggregierter Form Zugriff hat (z.B. Prüfungsämter auf einzelne Prüfungsergebnisse).
Der Nutzung dieser Daten für proaktive Studienberatung können Sie unter „Prüfungsverwaltungssystem FlexNow → Menüpunkt Einstellungen“ widersprechen.
Bemerkung: Wir finden es gut, dass Sie die Datenschutzerklärung bis hierhin aufmerksam gelesen haben. Datenschutz ist Ihnen offenbar genauso wichtig wie uns. Bitte zögern Sie deshalb nicht, uns mit konstruktiven Anregungen und Hinweisen anzusprechen, siehe unten stehende Kontaktdaten.
Die Aufbewahrungsfristen sind in der Anlage der PersDatO aufgeführt. Im Wesentlichen ist dort Folgendes geregelt: Informationen zu Prüfungsergebnissen und Abschlüssen sowie endgültigem Nichtbestehen einschließlich Zeugnisse und Urkunden werden 50 Jahre (Rechtswissenschaften: 30 Jahre) aufbewahrt. Alle anderen Daten werden 3 Jahre (Rechtswissenschaften: 5 Jahre) nach Mitteilung des endgültigen Ergebnisses der jeweiligen Prüfung aufbewahrt.
Sie sind dazu verpflichtet, Ihre Daten anzugeben. Diese Verpflichtung ergibt sich aus dem Niedersächsischen Hochschulgesetz, dem Hochschulstatistikgesetz in Verbindung mit Art. 6 DSGVO, Art. 32 Abs. 1 DSGVO, den jeweiligen einschlägigen Prüfungsordnungen sowie der „Ordnung für die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten der Studienbewerberinnen und Studienbewerber, Frühstudierenden, Studierenden, Prüfungskandidatinnen und Prüfungskandidaten, ehemaligen Hochschulmitglieder (ohne Beschäftigte) sowie Gasthörerinnen und Gasthörer der Georg-August-Universität Göttingen“ (PersDatO).
Die Universität Göttingen benötigt Ihre Daten, um Ihren Studienfortschritt zu verwalten. Wenn Sie die erforderlichen Daten nicht angeben, können Sie nicht ordnungsgemäß studieren.
Die hier dargestellten Inhalte ergänzen die allgemeine Datenschutzerklärung der Universität Göttingen (https://www.uni-goettingen.de/de/439479.html).
Web-Analytics bzw. Tracking werden beim vorliegenden Verfahren nicht eingesetzt.
Für konkrete Anliegen zum Prüfungswesen die jeweils zuständigen Prüfungsämter (https://www.uni-goettingen.de/de/kontakt/46885.html).

Für das Prüfungsverwaltungssystem, das Statistikportal FlexStat sowie die Elektronische Studierendenakte (ESA):
Name: Dr. Wolfgang Radenbach
E-Mail: pruefung@uni-goettingen.de
WWW: http://pruefung.uni-goettingen.de

Für Anliegen z.B. zur Auskunft über Ihre gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO):
Name: Markus Remmers
E-Mail: datenschutzanfrage@uni-goettingen.de

Datenschutzbeauftragte:
Name: Prof. Dr. Andreas Wiebe / Florian Hallaschka
E-Mail: datenschutz@uni-goettingen.de
WWW: https://www.uni-goettingen.de/de/576209.html

Verantwortlicher i.S.d. Art. 4 Nr. 7 DSGVO:
Georg-August-Universität Göttingen, vertreten durch die Präsidentin
Wilhelmsplatz 1
37073 Göttingen

Beschwerdestelle nach Art. 13 Abs. 2 lit. d) DSGVO, 77 DSGVO:
Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Prinzenstraße 5
30159 Hannover
poststelle@lfd.niedersachsen.de