Vorteile und Ziele eines DMS

Vorrangige Ziele eines DMS sind die Verkürzung von Bearbeitungszeiten, und somit Schaffung von freien Kapazitäten für aufgeschobene oder neue Tätigkeiten, die Senkung der Kosten (z.B. Portokosten, Lagerungskosten) und vor allem die Möglichkeit die richtigen Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort zur Verfügung zu stellen. Die unterschiedlichsten Dokumente können gemeinsam in einer zentralen, für alle über das Netzwerk erreichbaren Datenbank, abgelegt werden, weswegen z.B. Vertretungsregelungen bzgl. des Zugriffs auf die notwendigen Dokumente, keine Schwierigkeit mehr darstellen. In der Datenbank werden auch ergänzende Informationen zum jeweiligen Dokument gespeichert, beispielsweise das Erstellungsdatum, die Dokumentenart, Schlagwörter oder auch der Volltext, an Hand welcher das archivierte Dokument schnell und einfach wieder gefunden wird.


Vorteile eines DMS sind demnach (Auswahl):

• ein verbesserter Service und verbesserte Kommunikation
  sowohl zwischen die Mitarbeitern, als auch zum Kunden
  (z.B. Studierender, Bewerber)


• verbesserte Vorgangsbearbeitung, Fehlerminimierung


• Beschleunigung und Automatisierung von Arbeitsprozesse


• maximale Dokumentensicherheit


• Kostenreduktion

• eAkte


• Digitale Personalakte als besondere Ausprägung der eAkte


• Elektronische Archivierung


• Eingangsrechnungsverarbeitung


• E-Mail-Management


• Vertragsmanagement


• Eingangspostverarbeitung


• Scannen und Klassifizieren


• Mobiles ECM


• Workflow