Digitalisierung der Hochschulverwaltung

Durch allgemein steigende Anforderungen an die Dokumentation droht das Verwalten der Informationen immer aufwendiger zu werden und immer höhere Kosten zu verursachen. Die Zeit die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit dem Suchen nach Dokumenten oder Akten verbringen, steigt an. Hinzu kommt, dass physische Informationen beschädigt, falsch abgelegt oder verloren gehen können.


Somit spielt die elektronische Verwaltung und die revisionssichere Archivierung von Dokumenten sowie die elektronische Unterstützung von Arbeitsabläufen (Workflows) auch an deutschen Hochschulen eine immer bedeutendere Rolle. Nicht zuletzt basierend auf dem Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung (E-Government-Gesetz - EGovG), derzeit geltend für die öffentlich-rechtliche Verwaltungs-tätigkeit der Behörden des Bundes, der Länder und Kommunen, und einer sicherlich vorstellbaren Ausweitung auf die Hochschulverwaltung.


Auch an der Georg-August-Universität Göttingen erhält die Digitalisierung in der Verwaltung eine immer größere Bedeutung. Dazu zählt auch die geforderte Digitalisierung der Studierendenverwaltung, weswegen derzeit die Elektronische Studierendenakte (ESA) eingeführt wird.



Für die Digitalisierung, u.a. der Verwaltung, werden Dokumenten- und Workflowmanagement-Systeme (DMS) eingesetzt, welche eine elektronischen Verwaltung und revisionssicheren Archivierung von digitalen Dokumenten und Papierdokumenten ermöglichen und die Abwicklung von standardisierten Arbeitsabläufen unterstützen. Dabei wird die DMS-Software meist an die bestehende IT-Landschaft angepasst und integriert, sodass die führenden Arbeitssysteme bestehen bleiben können.